Unternehmen haben die bAV-Kommunikation an ihre Mitarbeiter in der Corona-Pandemie modernisiert, setzen in der Kommunikation mit Betriebsrentnern jedoch weiterhin zum großen Teil auf Papierpost.
Dies ergab eine Befragung von bAV-Verantwortlichen aus allen Unternehmensgrößen und Branchen mit insgesamt mehr als 750.000 Beschäftigten und Leistungsbeziehern durch den bAV-Dienstleister Willis Towers Watson zur Administration von Betriebsrenten.
Auch in der Pandemie liefen und laufen alle systemrelevanten Prozesse, wie etwa die Auszahlung der Betriebsrenten, stabil, auch wenn es einige Einschränkungen bei Service-Umfang und Service-Qualität gab. Dennoch sehen fast zwei Drittel (60 Prozent) der Unternehmen die Pandemie als Antriebsfeder für die weitere Digitalisierung an.
„Spätestens in der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung der bAV-Kommunikation ein Must-have ist“, berichtet Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions bei Willis Towers Watson. Nach dem Ausbruch der Corona-Pandemie vor etwa einem Jahr waren zahlreiche bAV-Administrationstätigkeiten von jetzt auf gleich ins Home-Office verlegt worden. „Die Auszahlung von Betriebsrenten ist genauso systemrelevant wie die monatlichen Gehaltszahlungen an die Mitarbeitenden. Sie muss jederzeit gewährleistet sein. Unternehmen, die schon vor der Pandemie digitale bAV-Administrationsplattformen aufgebaut oder Dienstleister mit der bAV-Administration beauftragt hatten, waren in dieser Situation im Vorteil“, so Paulweber.
Künftig noch stärkeres Outsourcing
Die Mehrheit der Befragten gab an, dass die Grundfunktionen der bAV-Services in ihren Unternehmen durch die Aktivierung der Notfallmaßnahmen während der Pandemie nicht grundlegend beeinträchtigt wurden. Dennoch standen einige Herausforderungen zum Beispiel in der Arbeit mit papierbezogenen Dokumenten oder aufgrund IT-technischer Hürden an. Mehr als die Hälfte (54 Prozent) gehen davon aus, dass bAV-Administrationsaufgaben künftig noch stärker outgesourct werden als bislang.
Unternehmen prüfen, wo sich Digitalisierung rechnet
Im Grad der Digitalisierung in den jeweiligen Kernfunktionen der bAV-Administration – Kommunikation, Simulationen, Reporting und Administration – zeigen sich alledings deutliche Unterschiede zwischen diesen einzelnen Bereichen, aber auch zwischen den Unternehmen. „Unternehmen prüfen genau, wo sich eine stärkere Digitalisierung oder ein Outsourcing rechnet. Diese Abwägungen können je nach Unternehmensgröße oder bAV-Landschaft unterschiedlich ausfallen“, erklärt Paulweber. „Grundsätzlich gilt: je mehr Mitarbeiter zu einem Pensionsplan gehören und je einheitlicher die Strukturen, also Prozesse, Organisation, Kommunikation und Technologie gestaltet sind, desto stärker rechnen sich Digitalisierung und Outsourcing.“
Digitale Kommunikation mit den Anwärtern
Erheblich digitalisiert wurde in den vergangenen Jahren die bAV-Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Mehr als die Hälfte (58 Prozent) der Unternehmen kommunizieren mit bAV-Anwärtern digital per E-Mail. Noch 2018 waren es nur 25 Prozent. Ehemalige Mitarbeiter erhalten hingegen weiterhin überwiegend Papierpost zu ihren Betriebsrenten. Nur 22 Prozent der Unternehmen setzen hier auf Mails.
Nachholbedarf bei den Rentnern
„Wir sollten das Bild, das wir von Rentnern haben, an die Realität anpassen“, sagt Paulweber. „Wer heute in Rente geht, ist schon viele Jahre beruflich digital unterwegs. Zudem suchen auch Rentner im Internet nach Informationen, skypen mit ihren Enkelkindern oder kaufen online ein. Da wirkt eine Kommunikation, die so stark papiergebunden ist, schon etwas anachronistisch. Auch Rentner haben keine Zeit zu warten“, meint Paulweber.