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Betriebliche Altersversorgung

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Betriebliche Altersversorgung | 16.12.2019 Drucken

Wie kommt in der bAV die Automatisierung voran?

Das Beratungsunternehmen Willis Towers Watson erfragte unlängst den Stand der Digitalisierung in der betrieblichen Altersversorgung (bAV). Dr. Michael Paulweber, Leiter Technology and Administration Solutions gibt im Gespräch Auskunft über die Ergebnisse der Umfrage und beschreibt Trends der Automatisierung in der bAV.

Rund 40 Prozent der Prozesse in der bAV, so ein Fazit der Erhebung, sind schon automatisiert. Das wirft zwei Fragen auf: Welche Hausaufgaben haben die Unternehmen schon erledigt? In welchen Bereichen gibt es noch den größten Handlungsbedarf?

Michael PaulweberDiese Prozentangabe bildet natürlich nur einen Durchschnitt ab. So gibt es unter den Unternehmen eine sehr große Bandbreite. Einige sind schon relativ weit, sie stehen bei 80 bis 90 Prozent. Andere machen alles nach wie vor manuell. Wer weiterhin mit Excel-Tabellen arbeitet, wird ja nicht behaupten können, er habe seine Prozesse automatisiert. Vergleichsweise gut digitalisiert ist der Bereich der Schnittstellen. Ein Unternehmen, das 500 oder mehr Mitarbeiter hat, kommt doch gar nicht umhin, in einem automatisierten Prozess die Daten auszutauschen.

Ganz gut sieht es auch bei Geschäftsvorfällen aus, zum Beispiel die Administration der Leistungsfälle „Alter“ und „Tod“. Das gilt aber weitgehend nur für die offenen Versorgungswerke. In vielen bAV-Beständen herrscht allerdings eine mehr oder weniger große Vielfalt. Einige Unternehmen besitzen eine richtige „bAV-Archäologie“, weil alle zehn Jahre etwas Neues angepackt und die alten Versorgungswerke dann geschlossen wurden. Bei diesen Altzusagen, die ja auch unter den aktiven Mitarbeitern noch zu finden sind, mangelt es oft an Automatisierung.

“Beim Reporting wird noch viel ad hoc gemacht.”

Bedarf gibt es auch bei der Erstellung der Daten für den versicherungsmathematischen Gutachter. Viele denken, das geschehe auf Knopfdruck. Das ist aber mitnichten der Fall. Auch bei den Daten für die kooperierenden Finanzdienstleister bestehen noch Defizite und beim Reporting wird noch sehr viel ad hoc gemacht.

Wie steht es beim Reporting für die Anwärter und Rentner? Diese besitzen durch ihre Erfahrungen mit Online-Banking und Online-Handel inzwischen eine Erwartungshaltung dergestalt, dass Informationen direkt und umgehend zur Verfügung stehen.

Genauso ist es. Die Mitarbeiter haben Erwartungen, die durch ihre Konsumentenerfahrung geprägt sind. Daher sehen wir gerade bei der Einführung von Self-Services-Elementen Nachholbedarf. Da ist derzeit noch zuviel siloartig nach Zusagen oder Durchführungswegen organisiert und nicht für eine Gesamtsicht aus der Mitarbeiterperspektive aufbereitet.

“Ohne Harmonisierung ist Automatisierung schwierig.”

Müssen die Unternehmen vor die eigentliche Digitalisierung nicht noch einen Schritt vorschalten und historisch durch Übernahmen und Fusionen gewachsene verästelte Versorgungswerke erst einmal vereinfachen?

Unternehmen, die stark durch solche Erweiterungen wachsen, haben in der Regel schon eine Art „Überleitungsmaschine“, ein aufnehmendes Versorgungswerk für neu hinzukommende Belegschaften. Damit ist ein Großteil dieser Arbeit erledigt. Das ist aber nicht bei allen Betrieben der Fall. Häufig sind die bestehenden Versorgungszusagen bei Übernahmen nur eine von vielen Fragen und meist auch nicht die vordringlichste. Daraus ergeben sich dann nicht selten Zustände in der bAV-Landschaft, die eine nachträgliche Harmonisierung verlangen. Ohne sie ist Automatisierung ohne Frage schwierig.

“Wir werden künftig Plattformen für kleine Unternehmen sehen.”

Was geschieht bei den kleinen Unternehmen, die nicht in der Lage sind, hauseigene Lösungen zu schneidern? Gibt es dafür Plattformen für die Automatisierung von bAV-Prozessen, an die sie andocken können?

Danach werden wir tatsächlich häufig gefragt. Aber solche Lösungen existieren noch nicht. In der Regel ist die bAV in kleineren Unternehmen homogener, sie nutzen eben meist nur einen Durchführungsweg und kommen so bei der Administrierung mit ihren Bordmitteln ganz gut zurecht. Wenn es aber darum geht, moderne Portale und moderne Kommunikationsformen zu etablieren, sind diese Unternehmen fraglos im Nachteil. Handelt es sich um versicherungsförmige Pläne, dann kann gegebenenfalls der Versicherer einige dieser Aufgaben übernehmen. Dabei gerät allerdings das Unternehmen etwas in den Hintergrund, weil vor allem der Versicherer gegenüber den Arbeitnehmern in Erscheinung tritt. Daher werden wir in nächster Zeit sicherlich auch Entwicklungen in Richtung unabhängiger Plattformen sehen, die für kleine Unternehmen Automatisierungen ermöglichen. Allerdings muss der Gesetzgeber dafür noch einige Voraussetzungen schaffen.

“Das Schriftformerfordernis bleibt ein Hemmnis.”

Welche Hemmnisse bremsen denn gegenwärtig die Automatisierung in der bAV?

Das Schriftformerfordernis ist dafür ein gutes Beispiel. Manche Kapitalanleger verlangen immer noch die Schriftform, obwohl es rechtlich gar nicht mehr zwingend vorgeschrieben ist. In unserer Zeit mutet es aber schon ein wenig anachronistisch an, wenn noch Schreiben per Fax-Gerät übermittelt werden. Der Gesetzgeber hat selbst mit neuen Regelungen dazu beigetragen, dass die Abwicklung komplexer wird. Nehmen Sie nur den veränderten Versorgungsausgleich, der vor etwa zehn Jahren eingeführt worden ist. Der ist so umfangreich, dass pro Einzelfall mehrere Stunden dafür erforderlich sind. Das lässt sich nicht ohne weiteres automatisieren, zumal die Fälle mit Versorgungsausgleich gemessen an allen Anwartschaften dann doch eher gering sind. Ein neues regulatorisches Hindernis droht zudem mit der geplanten Finanztransaktionssteuer.

“Arbeitnehmer möchten alle Leistungen auf einen Blick erfassen.”

Ziehen die Träger der bAV, also zum Beispiel Pensionskassen und Pensionsfonds, ausreichend mit bei der Automatisierung?

Da gibt es wie bei den Unternehmen eine enorme Bandbreite. Einige große Anbieter leisten schon sehr viel. Andererseits herrscht auch noch eine Menge Traditionelles vor, insbesondere bei den kleinen Pensionskassen. Deren Mittel sind beschränkt und sie kämpfen schon heftig an anderen Fronten, vor allem wegen des Niedrigzinses.

Entwerfen Sie doch mal eine Vision. Wie stellen Sie sich in zehn oder 15 Jahren eine gut organisierte bAV vor? Könnte das Online-Banking dafür Vorbild sein?

Die betriebliche Altersversorgung wird viel besser den Erwartungen der Arbeitnehmer entsprechen. Diese möchten jederzeit eine lückenlose Auskunft darüber erlangen, welche Ansprüche sie heute und künftig besitzen. Sie möchten alle Leistungen ihres Arbeitgebers auf einen Blick erfassen und selbst variieren können, beispielsweise ausrechnen, welche Veränderungen eine Erhöhung der Entgeltumwandlung bewirkt. Sie suchen außerdem den Vergleich mit anderen und ein wenig Anleitung für eigene Entscheidungen. Also zum Beispiel Aussagen wie diese: 60 Prozent der Altersgruppe bekommen künftig eine Rente von x, der eigene Anspruch liegt um zehn Prozent darunter. Außerdem erwarten Arbeitnehmer eine nachvollziehbare Interaktion mit ihrem Unternehmen, etwa jederzeit Einblick in den Stand der Bearbeitung eines Anliegens. Dahin ist es allerdings noch ein weiter Weg.

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